Zo werkt zelforganisatie #1: Van grenzeloos naar echt zelfgeorganiseerd werken

Als bedrijf wil je zo flexibel zijn dat je altijd met de tijd, je medewerkers en je klanten meebeweegt. Dan kun je zelforganiserend gaan werken, net als Voys. Hoe beleef je al die flexibiliteit op de werkvloer?

Dit stuk is geschreven door Paula Nordhauzen. Zij werkt bij Energized.org in verschillende rollen. Die organisatie ondersteunt onder andere Voys bij het leren werken zonder bazen. Paula komt regelmatig bij Voys over de vloer en hangt dan vooral graag rond bij het koffieappraat. In de serie ‘Zo werkt zelforganisatie’ schrijft ze over wat ze zelf meemaakt en leert en wat ze ziet bij andere bedrijven, zodat je een inkijkje krijgt in het werkende leven binnen zelforganisatie.

Het vraagt best wat van je. Om baas te zijn over je eigen werkzaamheden. Ook als je dat bent binnen een bedrijf waar iedereen op die manier eigen baas is; autonoom en volwassen werken én lol hebben in je werk. En dan ook nog in een tijd waarin grenzen alleen maar vager worden, zeker als je thuis kantoor en huishouden hebt: dat vraagt om organisatie van jezelf. Hint: praktische tips verderop.

Vooropgesteld: je krijgt er veel voor terug

Met zelforganisatie kun je vaart maken, je hoeft niet te wachten op goedkeuring van bovenaf, werkoverleggen gaan als een speer (‘yes, 18 agendapunten binnen een uur afgetikt’) en je hoeft je niet overal mee te bemoeien, want je collega’s zijn ook allemaal in charge van hun eigen rollen.

Bovendien, als er accuut iets aan de hand is – zoals een pandemie – kun je gewoon doorgaan en zelf bijsturen zonder op beslissingen ‘van bovenaf’ te wachten. Werken in een bedrijf zonder traditionele managers geeft dus onwijs veel vrijheid. Binnen afgesproken spelregels. Zo’n bedrijf is Voys.

Over het werken in rollen in plaats van in een functie

Binnen zelforganisatie heb je niet één functie, maar vervul je verschillende rollen. Bijvoorbeeld een pakket van rollen bestaande uit: Marketing, Events, Samenwerken, Inbox en Lead Link.

Elke rol heeft een eigen ‘opdracht’ die is afgestemd op de opdracht van de gehele organisatie. Een rol kun je krijgen en teruggeven. Als je een rol hebt, mag van jou verwacht worden dat je bepaalde werkzaamheden doet, die aan de rol gekoppeld zijn. Die werkzaamheden heten verantwoordelijkheden omdat je zelf bepaalt hoe je ze uitvoert.

Bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid ‘communiceren met deelnemers van trainingen’ bij mijn Eventsrol. Ik bepaal zelf of ik iedereen bel, op de koffie ga, een postduif stuur of een e-mailtje tik. Want je mag van me verwachten, is dat ik daarin met enige kennis van zaken handel.

Je collega’s organiseren zichzelf ook

Het voordeel van een organisatie waar iedereen zo werkt, is dat het hele systeem is afgestemd op deze manier van werken. In een werkoverleg bijvoorbeeld kun je heel makkelijk zelf updates geven van wat je bezighoudt en je hoort ook de samenvatting van anderen.

Zelforganisatie geeft ook nieuwe taal zoals ‘Kan ik een project vragen van jouw rol als Captain Planet om een duurzaam alternatief voor flyers te bedenken?’. En als Captain Planet dan helder voor ogen heeft wat er allemaal op zijn bord ligt, dan kan hij of zij dat zelf een plek geven en in de hand houden. Net als de andere rolvervullers. En ja, het kan gebeuren dat je een project vraagt van je ene eigen rol aan je andere eigen rol. Dat went.

AAN

Zoals je ziet, is er niets saai aan het werken op deze manier. Je hebt namelijk ontzettend veel zelf in de hand. Zoveel dat je een aantal gezonde gewoontes nodig hebt om je werk te organiseren en je aandacht erbij te kunnen houden. Je gaat niet achterover leunen en ja en amen zeggen tegen elk projectverzoek. Dus moet je ‘aan’ staan en helder hebben wat belangrijk is en wat er allemaal voor projecten zijn.

Dit helpt: 4 gezonde organiseer-gewoontes

1. Lange termijn omzetten naar wat je vandaag te doen hebt

Wie een echte structuurjunk is, kent de methode Getting Things Done (GTD) van David Allen. Holacracy (zo heet de spelregelset waar Voys mee werkt) en GTD gaan hand in hand en dus moet je ook als rolvervuller je zaken goed op orde hebben om te kunnen knallen in je werk.
Je hebt namelijk langetermijndoelen nodig om te kunnen beslissen wat je vandaag wel en wat je vandaag niet kunt doen. Je breekt een langetermijnproject dus eigenlijk op in kleinere stukken zodat je niet geleefd wordt door de waan van de dag. Omdat je meerdere rollen hebt, weeg je ook nog af welke rollen prioriteit krijgen. Klinkt ingewikkeld? Door de structuur zie je juist door de bomen het bos.

2. Kiezen wat je NIET doet

Meestal besteed je veel aandacht aan één of een paar rollen. Maar het werk in andere rollen moet misschien ook gedaan worden. Het is gewoon niet realistisch om te denken dat jij als een superheld altijd alle ballen in de lucht kunt houden. Dus moet je keuzes maken. Als daarbij een rol stelselmatig onderbelicht blijft en niet de aandacht krijgt, die het wel nodig heeft dan geef je de rol terug of vraag je om hulp. Zo krijgt elke rol de aandacht die het nodig heeft.

3. Tijd inplannen voor plannen

Doe wekelijks een review. Ik gebruik die om te bepalen welke drie grote stenen ik die week wil verplaatsen. Die grote stenen zijn dus een stukje van complete hunebedden. Als ik die drie niet label (ik schrijf ze zelfs op een briefje en hang ze op bij mijn werkplek) dan ben ik in no-time alweer dagelijkse brandjes aan het blussen. Mijn dag is dan zo weer voorbij zonder dat ik heb gebouwd aan iets groters. Zo’n review klinkt vertragend maar is dus versnellend.

4. Zelfzorg eerst

Wat ik ook heb ontdekt is dat je deze gewoontes ook prima voor je thuisrollen kunt doen. Jij hebt een beperkte hoeveelheid tijd op een dag, en ook energie en focus moet je zelf bewaken.

Je werk geeft je (dit hoop ik heel erg voor je) energie terug als je er zelf betekenis in kunt vinden. Je brengt ook een hoeveelheid energie naar je werk. Besef dat dit uit dezelfde bron komt: jijzelf. Jezelf organiseren is dus groter dan alleen je werkrollen en een voorwaarde om überhaupt het overzicht te hebben om te kunnen organiseren. Zelfzorg betekent ook het totaalplaatje zien.

Volwassen zijn in je rollen

Vraag je dan veel van mensen in een zelforganiserend bedrijf? Misschien wel. Maar volwassen mensen regelen hun eigen hypotheek, onderhouden relaties, nemen deel aan het verkeer en doen dagelijks nog veel meer volwassen taken. Dus dat kunnen ze in hun werk ook.

Eigenlijk vind is het zelfs wel charmant dat je uitgenodigd wordt om scherp te blijven, je expertise en ervaring paraat te hebben en zelf het tempo te bepalen. Ik interviewde eens een ondernemer die er een levensproject van maakte om in zijn bedrijven te zorgen dat niemand zijn rugtas met alle wijsheid, kennis en ervaring bij de deur zou afdoen. Het viel hem tegen hoe moeizaam dat ging, hoe iedereen al gewend is aan de manier van werken zoals we die tijdens de Industriële Revolutie hebben ontwikkeld; als machines volgzaam stukjes werk doen.

Wat je sowieso makkelijk kunt gaan missen als je gewend bent om ‘onder’ een manager te werken is het complimentje, het schouderklopje en de rug om je achter te verschuilen als het niet zo lekker loopt. Zolang we allemaal in datzelfde schuitje zitten, organiseer ik lekker door. Ik begin zelf maar met een complimentenproject. Als je wilt oogsten, moet je immers eerst zaaien. Zelf.